Adjoint(e) administratif(-ive), Finances et conformité

Job title: Adjoint(e) administratif(-ive), Finances et conformité

Job description: Rôle dans l’organisationLa personne titulaire du poste fournit un soutien logistique et administratif au directeur principal ou à la directrice principale, finances et conformité. De plus, elle assure diverses opérations et processus de la direction principale ainsi que du comité auquel elle participe. Elle gère également l’ensemble des dépôts de l’Ordre et en assure le soutien opérationnel.Principales responsabilités/activités

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Fournit un soutien logistique et administratif aux diverses activités de la direction principale;

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Assure la logistique du comité de retraite, de l’assemblé générale annuelle (AGA) du régime de retraite, et des réunions de la direction principale;

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Assure la gestion documentaire du comité de retraite et de l’AGA du régime de retraite;

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Assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux et effectue la mise à jour des différents documents;

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Gère l’ensemble des dépôts incluant leur enregistrement aux différents systèmes;

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Procède aux encaissements sur le terminal point de vente et effectue la prise des renseignements relatifs aux cartes de crédit des clients et clientes. Assure les suivis nécessaires auprès de la clientèle désirant effectuer un paiement ou pour toute autre demande d’information. Obtient de l’information auprès des différentes vice-présidences lorsque nécessaire;

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Participe au maintien à jour du registre des contrats, valide certaines données et aide à la reddition de comptes annuelle;

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Rédige ou révise de la documentation liée à la direction principale, assure la mise en page et suggère des améliorations;

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Gère l’inventaire des TPV, la programmation des mises à jour ainsi que la gestion des mots de passe, et ce, selon la ligne directrice relative à la sécurité des données des cartes de crédit;

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Gère le processus lié à la facturation manuelle de l’Ordre et en assure le suivi;

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Effectue de la saisie de données financières et réalise la validation des nouveaux fournisseurs, ainsi que leur création dans le système comptable.

Qualifications

Formation et expérience

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Diplôme d’études collègiales (DEC) en administration ou autre domaine connexe

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2 à 4 ans d’expérience dans un poste comportant des fonctions et responsabilités similaires

Champs d’expertise

– Expérience clients

– Rédaction

Connaissance des outils

– Suite Office 365

– Dynamics

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