Administrative Assistant (Secretary 2)/Adjointe Administrative/Adjoint Administrative (Secrétaire 2)

Job title: Administrative Assistant (Secretary 2)/Adjointe Administrative/Adjoint Administrative (Secrétaire 2)

Job description: Competition # : 41650

Department: Justice

Location: HALIFAX

Type of Employment: Term

Union Status: NSGEU – NSPG

Closing Date: ​29-Feb-24 ​ (Applications are accepted until 11:59 PM Atlantic Time)

À notre sujet

La Division des Services judiciaires du ministère de la Justice de la Nouvelle-Écosse s’engage à offrir d’excellents services et à assurer l’administration équitable et accessible de la justice.

Au sujet de cet emploi

Dans ce rôle, vous offrez du soutien en matière de secrétariat et d’administration à l’administrateur du tribunal de la Cour suprême de la Nouvelle-Écosse (Division de la famille).

Cela comprend les responsabilités suivantes :

• Répondre aux demandes des clients, des intervenants, de la communauté juridique, de la magistrature, des agences et des fournisseurs externes
• Composer et préparer la correspondance, les rapports et les feuilles de calcul
• Planifier, coordonner et organiser les réunions et leurs éléments logistiques (ordre du jour, procès-verbal, documents de référence, etc.)
• Soumettre les factures, préparer les demandes de remboursement des dépenses et d’autres états financiers
• Maintenir un système de classement et de conservation des dossiers
• Préparer les présentations
• Contribuer aux projets spéciaux

Qualifications et expérience

Pour que votre candidature au poste soit prise en considération, vous devez avoir suivi un cours d’un an dans le domaine du secrétariat ou du commerce et avoir au moins trois ans d’expérience connexe dans le domaine juridique. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience peut être considérée.

Vous avez d’excellentes capacités de dactylographie et de transcription, et vous maîtrisez les produits de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Vous avez une connaissance pratique des transactions financières, de la facturation, des comptes créditeurs et du travail avec les fournisseurs. Le bilinguisme (français et anglais) est requis.

Pour occuper ce poste, vous devez faire preuve d’initiative et travailler de façon efficace avec une supervision minimale dans un environnement stimulant en constante évolution. Vous faites preuve d’une grande autonomie et vous savez utiliser vos compétences en matière d’organisation, d’administration et de relations interpersonnelles. Vous utiliserez fréquemment vos compétences en communication efficace et votre capacité d’interagir avec les autres membres du personnel, les membres de la profession juridique, les hauts fonctionnaires du gouvernement, la magistrature, les fournisseurs et les membres du public. Vous devez également avoir un grand souci du détail.

La connaissance du système judiciaire est un atout.

Nous évaluerons les qualités ci-dessus à l’aide d’un ou de plusieurs des outils suivants : examen écrit, test standardisé, présentation orale, entrevue et vérification des références.

Les équivalences comprennent, entre autres :

• 4 ans d’expérience pertinente dans le domaine de l’administration et du secrétariat
• 2 ans d’études pertinentes en administration de bureau en plus de 2 ans d’expérience connexe

Les candidats et candidates qui comptent sur les équivalences en matière de formation et d’expérience doivent pouvoir les expliquer clairement.

Autres considérations

Il s’agit d’un poste doté pour une période déterminée dont la date de fin prévue est le 31 mars 2025. Le type de poste (temporaire, à durée déterminée ou occasionnel) dépend de la date de début de la personne retenue.

Classification: CL 18

Échelle salariale: $1,675.62 – $1,874.80 Bi-Weekly

Nous remercions tous les candidats et toutes les candidates de leur intérêt. Toutefois, nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue.

L’offre d’emploi dépend du résultat de la vérification des antécédents et de la confirmation des titres de compétences, qui doivent être satisfaisants pour l’employeur.

Si vous avez des questions ou des préoccupations, envoyez un courriel à

Administrative Assistant (Secretary 2)/Adjointe Administrative/Adjoint Administrative (Secrétaire 2)

Competition # 41650

Administrative Assistant (Secretary 2)/Adjointe Administrative/Adjoint Administrative (Secrétaire 2), Term, HALIFAX

Justice

Posting Closing Date: 29-Feb-24

Our goal is to be a diverse workforce that is representative, at all job levels, of the citizens we serve. The Government of Nova Scotia has an Employment Equity Policy and we welcome applications from Aboriginal People, African Nova Scotians and Other Racially Visible Persons, Persons with Disabilities and Women in occupations or positions where they are under-represented. If you are a member of one of the equity groups, you are encouraged to self-identify, on your application form, cover letter, or on your resume.

About Us

The Court Services Division of the Nova Scotia Department of Justice is dedicated to excellent service and the provision of fair and accessible administration of justice.

About Our Opportunity

In this role, you provide secretarial and administrative support to the Court Administrator of the Supreme Court of Nova Scotia (Family Division).

This includes:

• Responding to inquiries from clients, stakeholders, the legal community, judiciary, and outside agencies and vendors.
• Composing and preparing correspondence, reports, spreadsheets.
• Scheduling, coordinating and organizing meetings and the associated logistics (agendas, minutes, background documents, etc.)
• Submitting invoices, preparing expense claims and other financial statements
• Maintaining a filing and record retention system
• Preparing presentations.
• Assisting with special projects.

Qualifications and Experience

To be considered for this opportunity, you have completed a one year secretarial/commercial course and have three or more years of related administrative/secretarial experience in a legal setting. An equivalent combination of training and experience may be considered.

You also possess excellent typing and transcribing skills, as well as proficiency in the Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). You have working knowledge of financial transactions, invoicing, accounts payable and working with vendors. Bilingualism (English/French) is required.

Your ability to be a self-starter and work under minimum supervision in a challenging, continuously evolving environment is required for this role. You will exercise a high degree of independent action, while leveraging your organizational, administrative, and interpersonal skills. Your effective communication skills and the ability to interact with staff, the legal profession, senior government officials, judiciary, vendors, and the public will be used regularly. You also have excellent attention to detail.

Knowledge of the Justice System is an asset.

We will assess the above qualifications using one or more of the following tools: written examination, standardized tests, oral presentations, interview(s), and reference checks.

Equivalencies include, but are not limited to:

• 4 years of relevant administrative/secretarial experience
• 2 years of relevant office administration studies, in addition to 2 years of relevant work experience

Applicants relying on education and experience equivalencies must demonstrate such equivalencies in their application.

Other Considerations

This is a term employment opportunity with anticipated end date of March 31, 2025. The appointment status (‘term’, ‘temporary’ or ‘casual’) is dependent on the start date of the successful candidate.

Pay Grade: CL 18

Salary Range: $1,675.62 – $1,874.80 Bi-Weekly

Employment Equity Statement:

Our goal is to be a diverse workforce that is representative, at all job levels, of the citizens we serve. The Government of Nova Scotia has an Employment Equity Policy, and we welcome applications from Indigenous People, African Nova Scotians and Other Racially Visible Persons, Persons with Disabilities and Women in occupations or positions where they are under-represented. If you are a member of one of these equity groups, you are encouraged to self-identify on your electronic application.

This is a bargaining unit position initially restricted to current civil service employees represented by the Nova Scotia Government Employees Union (NSGEU). If applying from outside a government office, employees must apply correctly via this link:

Failure to apply correctly means that your application will not be given first consideration as a bargaining unit applicant, and will only be included if external applications are pursued.

External applicants and current casual employees will only be considered if there are no qualified civil service bargaining unit candidates. PLEASE NOTE: Candidates will not be considered for an interview if applications are incomplete or are missing information.

Offer of employment is conditional upon the completion of all applicable background checks and confirmation of credentials, the results of which must be satisfactory to the employer. We thank all applicants for the interest, however, only those selected for an interview will be contacted. All questions and concerns may be directed to Competitions@novascotia.ca.

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