Réceptionniste – Assistant(e) administratif(ve)

Job title: Réceptionniste – Assistant(e) administratif(ve)

Job description: JUSTE POUR RIRE

Le Groupe Juste pour rire est le maître d’œuvre du plus grand festival d’humour au monde depuis 37 ans. Ses différents produits sont bien connus du public au Canada et à l’étranger (les Galas, la série Gags, le volet extérieur du Festival, Juste pour rire, etc.) Le Groupe demeure le leader mondial de la distribution de séries télévisées humoristiques avec une présence dans plus de 135 pays et 95 compagnies aériennes. La visibilité de la série Gags a atteint un niveau record sur YouTube avec plus d’un milliard de visionnements.

L’équipe de direction du Groupe Juste pour rire est actuellement à la recherche d’une réceptionniste/assistant(e) administratif(ve).

Le poste est initialement à temps partiel (3 jours), avec une forte possibilité de devenir un poste à temps plein.

Voici les tâches de la réception :

• Répondre, filtrer et transférer tous les appels téléphoniques entrants;
• Accueillir et diriger les visiteurs;
• Contrôler l’accès au bâtiment;
• Créer les Guizmo et les relier à l’imprimante;
• Recevoir et distribuer les fax;
• Envoi de fax et confirmation de réception;
• Recevoir et distribuer le courrier;
• Coordonner les réservations de salles de conférence.
• Gestion des conflits d’horaires.
• Au besoin, faire un suivi d’installation de matériel spécifique aux rencontres.
• Remplir et assurer un suivi sur les demandes de PO Gestion Juste pour rire et Festival Juste pour rire;
• Au besoin, répondre aux questions des employés en l’absence du responsable au bâtiment;
• Faire le lien entre les employés et la personne ressource au bâtiment;
• Rédiger les lettres de transmission de courrier.
• Ouverture de dossiers légaux
• Mise à jour de la base de données légale et des dossiers
• Rédiger et envoyer des courriels informatifs bilingues à ToutJPR;
• Rédiger et envoyer les vœux d’anniversaire;
• Mettre à jour la liste téléphonique et la liste des employés;
• Gérer la réception durant le Festival;
• Former les employés pour la durée du festival;
• Être responsable des envois par messager;
• Gérer les boites courriels
• Commander les fournitures Purolator et Fedex
• Poster le courrier;
• Responsable de l’inventaire, des commandes et de la distribution des fournitures;
• Résoudre divers problèmes reliés à la messagerie, ascenseurs ;
• Tout autres taches connexes.

Les tâches d’assistant administratif comprennent :

• Assister les départements RH et finances dans leur travail de bureau ;
• Classement ;
• Répondre à certains courriels ;
• Toutes autres tâches connexes

JUST FOR LAUGHS

The Just For Laughs Group has been the mastermind behind the world’s largest comedy festival for 37 years. Its various products are well known to the public in Canada and internationally (Galas, the Gags series, the outdoor component of the Festival, Just For Laughs, etc.). The Group remains the world leader in the distribution of comedy television series with a presence in more than 135 countries and 95 airlines. The visibility of the Gags series has reached a record high on YouTube with over one billion views.

The Just For Laughs Group’s executive team is currently looking for a receptionist/administrative assistant.

Part time initially (3 days) with the strong possibility of the role becoming full time.

Reception duties include:

• Answer, screen and transfer all incoming telephone calls;
• Greet and direct visitors;
• Control access to the building;
• Create Guizmo’s and link them to the printer;
• Receive and distribute faxes;
• Sending faxes and confirming receipt;
• Receive and distribute mail;
• Coordinate conference room reservations.
• Manage scheduling conflicts.
• Follow up on the installation of meeting specific equipment as needed.
• Complete and follow up on PO requests for Just for Laughs Management and Just for Laughs Festival;
• If needed, answer questions from employees in the absence of the building manager;
• Act as a link between employees and the building’s resource person;
• Write letters of transmission of mail.
• Opening of legal files
• Updating the legal database and files
• Draft and send bilingual informational emails to All JPR;
• Draft and send birthday greetings;
• Update the phone list and the employee list;
• Manage the reception during the Festivals
• Train employees for the duration of the festival;
• Train employees for the duration of the festival; Be in charge of messenger mailings;
• Manage the email boxes
• Order Purolator and Fedex supplies
• Mailing the mail;
• Responsible for inventory, ordering and distribution of supplies;
• Resolve various problems related to courier, elevators;
• All other related tasks

Administrative assistant tasks include:

• Assisting the HR and finance departments with clerical work ;
• Filing;
• Responding to certain emails ;
• All other related tasks

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